Czy słyszałeś kiedyś o terminie hot desk? To coraz częściej wdrażane rozwiązanie w przestrzeniach biurowych dużych firm. Polega ono na tym, iż żaden z pracowników nie posiada swojego przypisanego biura, a więc codziennie podejmuje nowy wybór miejsca, z którego będzie wypełniał swoje obowiązki danego dnia. Co ma na celu hot desk i jakie zalety wynikają ze wdrożenia takiej zasady do codziennej działalności biura?
Hot desk – co to?
Idea „hot deskingu” w biurach pojawiła się już w latach 80. XX wieku. To sposób organizacji przestrzeni biurowej inaczej zwany gorącym biurkiem. Oznacza to dokładnie tyle, że miejsca do pracy w biurze, nie są przypisane dla konkretnych osób. Jak wygląda to w praktyce?
- Pracownik, wchodząc do pracy, wybiera sobie stanowisko, przy którym chce pracować danego dnia.
- Po zakończeniu pracy pracownik zabiera wszystkie swoje rzeczy, tak by kolejnego poranka mógł zasiąść przy nim ktoś inny.
Coraz częściej nowoczesne biuro wykorzystuje takie rozwiązanie, szczególnie w przypadku dużych przestrzeni biurowych jak np. open space. Jesteśmy przyzwyczajeni do tradycyjnego podziału miejsc i gospodarowania tą przestrzenią według prywatnych preferencji. Choć trudno nam sobie wyobrazić działanie tego mechanizmu w praktyce, to rozwiązanie ma coraz więcej zwolenników. Dlaczego?
Hot desk – zalety
Niewątpliwie zalet wynikających z zastosowania “gorącego biurka” jest wiele, nic więc dziwnego, że coraz częściej wdraża się taki sposób zagospodarowania przestrzeni w dużych biurach. Jakie korzyści wynikają z hot desku?
-
Minimalistyczna przestrzeń
Z pewnością wiesz, jak wygląda typowe biurko. Stos papierów, rodzinne zdjęcie i ogrom często niepotrzebnych przedmiotów. Kiedy w biurze obowiązuje hot desk, każdy z pracowników ma obowiązek zabrania wszystkich swoich rzeczy, tak by kolejnego dnia mógł skorzystać z niego ktoś inny. Tym sposobem tworzy się minimalistyczna przestrzeń bez zbędnych przedmiotów. W takim pomieszczeniu zdecydowanie łatwiej się skupić, ponieważ nasza koncentracja nie jest zakłócana przez inne bodźce np. wizualne.
-
Utrzymanie porządku
Stałym elementem w praktykowaniu hot desk jest opuszczanie stanowiska pracy wraz ze swoimi przedmiotami po każdym dniu. Ta czynność pozwala na porządek na biurku! Koniec z nieuporządkowanymi dokumentami, papierkami czy brudnymi kubkiem po kawie. Poprzez brak przypisanego biurka hot desking mobilizuje pracowników do codziennego utrzymywania porządku.
-
Możliwość wybrania miejsca
W hot desk ciekawe jest, że codziennie możemy pracować z innego miejsca biura, a każdy ma możliwość wyboru. Być może niektóre miejsca wydają się bardziej atrakcyjne od innych – wówczas każdy ma szansę je wybrać. Stawia to wszystkich pracowników w takim samym świetle, na równi. Dodatkowo przełamuje to pewnego rodzaju rutynę dnia codziennego. Choć takie urozmaicenie może wydawać się niedużą różnicą, może ona wpłynąć pozytywnie na poziom skupienia w pracy.
-
Sposób na oszczędności
O jakich oszczędnościach mowa? – dokładnie o przestrzeni i pieniędzy. W dużych firmach część pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie, hybrydowo lub większość czasu spędza w delegacjach. Nie jest więc niezbędnym, aby liczba biurek wynosiła dokładnie tyle, ile firma liczy pracowników, ponieważ przez większość czasu najzwyczajniej by się kurzyła. Badania pokazują, że nawet 40% biurek pozostaje nieużywanych. Zamiast wydawać pieniądze na nowe stanowiska biurowe, warto zainwestować je w pomieszczenie do wypoczynku lub budkę akustyczną, która może poprawić komfort pracy Twoich pracowników.
Hot desk – wady
Pomimo tego, że hot desk ma zdecydowanie wiele zalet, nie jest on dla każdego. Taka forma organizacji wymaga oswojenia, szczególnie jeśli chodzi o starsze pokolenie pracowników. Nie jest łatwo tak drastycznie zmienić ich styl pracy i związanie z jednym stanowiskiem, dlatego też warto zadbać o szkolenie z zakresu sposobu pracy, zachowania polityki czystego biurka oraz o ergonomię stanowiska. Może być tak, że pracownicy, mimo prób, nie czują się komfortowo z codzienną zmianą biurka. Warto więc pamiętać, że nie każde rozwiązanie sprawdzi się w każdym biurze, a wprowadzanie innowacji na siłę nie jest dobrym pomysłem.
Hot desk polecamy wprowadzać w biurach strefowych. Warto także przygotować taką przestrzeń, tak aby była ergonomiczna. W tym przypadku wzrto zadbać o odpowiednią akustykę w biurze. Do tego zalecamy wprowadzenie różnego rodzaju budek telefonicznych czy kabin akustycznych, które pozwolą pracownikom na dogodne warunki pracy, nawet w pełnym i głośnym biurze. Wielu osobom może brakować prywatnej przestrzeni. Tego typu rozwiązanie nie sprawdzi się także u osób, które bazują na dużej ilości dokumentów. Trudno wyobrazić sobie codzienne przenoszenie np. segregatorów z papierami. Doskonale jednak sprawdzi się to u osób, które do pracy potrzebują wyłącznie laptopa. Zawsze istnieje także ryzyko konfliktów – w końcu wiecznie zajęte miejsce przy oknie może budzić frustrację. Czy forma gorącego biurka jest dla każdego? – W naszej opinii warto ją przetestować, ponieważ może wnieść wiele pozytywnych zmian w przestrzeni biurowej, jednak nie w każdej się ona sprawdzi.
Zobacz również:
- Przestrzeń coworkingowa – jak powinna być stworzona?
- Coworking – co to jest i jak działa?
- Projekt biura – jakich błędów unikać przy projektowaniu biur?
