Porządek w biurze to czynnik, który poprawia koncentrację pracowników. Dzięki niemu unikamy rozproszenia uwagi i oszczędzamy czas, nie zatapiając się w stosie papierów. Chaos zdecydowanie nie jest pomocny podczas pracy, dlatego warto trzymać się kilku zasad, które pomogą nam utrzymać porządek. Jak zadbać o czystość miejsca pracy i jak utrzymać porządek na biurku? Poznaj nasze sprawdzone sposoby!
Porządek na biurku – dlaczego jest taki ważny?
Nie trzeba nikogo przekonywać, że praca w chaosie i nieporządku nie sprzyja dobrym efektom. Porządek zdecydowanie poprawia komfort pracy. Uporządkowanie przedmiotów usprawnia pracę i pozwala uniknąć niepotrzebnych frustracji np. podczas szukania działającego długopisu. Pamiętaj, biurko to także Twoja wizytówka. Brudne stanowisko nie świadczy o pracowniku zbyt dobrze. Warto więc wdrożyć w swój tryb pracy kilka zasad, które usprawnią i systematyzują kwestię porządku w biurze.
Zasada czystego biurka – czyli porządek na biurku w służbie bezpieczeństwa informacji
Polityka czystego biurka nie łączy się bezpośrednio z czystością miejsca pracy. Polega ona na ochronie danych osobowych, które znajdują się na ekranach komputerów czy dokumentów pozostawionych na blacie. Nie powinniśmy więc pozostawiać dokumentów, gdy nie ma nas przy stanowisku pracy. Co więcej, nawet gdy jesteśmy przy biurku, w przestrzeni biura mogą znajdować się osoby postronne, które tych danych nie powinny widzieć. Przy jej przestrzeganiu niewątpliwie pomoże odpowiednia segregacja dokumentów i porządek na biurku. Dzięki niemu dokumenty zawsze trafią w odpowiednie miejsce, a nie będą plątać się w nieodpowiednich miejscach. Jak widać, czyste biurko to nie tylko sprzątane brudnych kubków po kawie.
Jak utrzymać porządek na biurku? – skuteczne sposoby
Zachowaj aktualne minimum
Jedną z podstawowych zasad utrzymania porządku na biurku jest pozostawienie na nim tylko tych przedmiotów, które wykorzystujemy w danym momencie. Dzięki temu nasza uwaga będzie skupiona wyłącznie na konkretnym zadaniu. Ta zasada okazuje się także pomocna w tym, aby np. dokumenty nie uległy zmieszaniu. Pozbyj się wszystkich rzeczy, których nie używasz na bieżąco. W pojemniku na artykuły papiernicze masz 20 długopisów, połowa z nich nie działa, a piszesz na co dzień jednym ulubionym? A może na biurku leży zakurzony dziurkacz, którego jeszcze nigdy nie użyłeś? Postaw na minimum, a zachowanie harmonii na biurku stanie się łatwiejsze. W minimalistycznym podejściu pomoże także digitalizacja dokumentów – utworzenie plików komputerowych to doskonały pomysł na zaoszczędzenie miejsca na biurku.
Sprzątaj po sobie na bieżąco
Stos papierów, rozrzucone długopisy, brudne kubki i puste papierki po przekąskach to idealny przepis na chaos. Sprzątanie przestrzeni biurka na bieżąco sprawi, że nie będziesz musiał poświęcać dużej ilości czasu na odgruzowanie blatu. Ważną zasadą jest także sprzątanie biurka codziennie po zakończonej pracy. Zajmie Ci to nie więcej niż 5 minut, a pozostawienie brudnej szklanki po herbacie na całą noc to nie najlepszy pomysł. Pamiętaj, że nie jesteś w biurze sam. Porządek na Twoim biurku to wyraz szacunku dla wszystkich, którzy się w nim znajdują.
Zaplanuj gruntowne sprzątanie
Raz na jakiś czas warto przeprowadzić gruntowne sprzątanie – przetarcie blatu czy pozbycie się kurzu z artykułów biurowych. Warto uporządkować także przedmioty w szufladzie. Przy takim gruntownym sprzątaniu polecamy wyciągnąć wszystkie zgromadzone przedmioty i wykorzystać metodę Trzech Grup, podczas której dzielimy wszystkie przedmioty na grupy:
- Rzeczy niezbędne
- Rzeczy niezbędne, ale nie na biurku
- Rzeczy do wyrzucenia
Przy takim sprzątaniu często znajdujemy rzeczy, które są zbędne i najzwyczajniej nadają się do kosza. Po ich wyrzuceniu z pewnością zyskamy więcej przestrzeni.
Korzystaj z akcesoriów ułatwiających segregację
Nic tak nie ułatwia utrzymania porządku jak dobra segregacja. Do tego zadania przydadzą nam się różnego rodzaju segregatory. Warto zaopatrzyć się w pudełka do przechowywania do przetrzymania rzeczy osobistych, organizery na kable czy segregatory na dokumenty. Zastanów się jakie akcesoria mogą usprawnić Ci pracę np. zamiast kilku rozrzuconych karteczek samoprzylepnych, lepszym rozwiązaniem będzie tablica korkowa. Być może posiadasz wiele wizytówek klientów? Zaopatrz się w odpowiedni pojemnik. Choć zrobienie porządku jest łatwiejsze niż go utrzymanie, znajdź sposoby, które ułatwią Ci ten proces.
Zobacz również:
- Aranżacja biura – o co warto zadbać?
- Ergonomia koncepcyjna – co to jest?
- Wspólne posiłki w pracy – jak stworzyć strefę śniadaniową?
