Coraz więcej obiektów w najbliższym nam otoczeniu uchodzi za inteligentne. Mamy już nie tylko inteligentne domy czy inteligentne pojazdy. Do grona miejsc typu smart już jakiś czas temu dołączyły biura. Szybko zyskały one miano biur przyszłości, która dzieje się przecież na naszych oczach. Czym tak właściwie jest smart office i jak zorganizować własne inteligentne biuro?
Czym jest smart office concept i jak to wygląda w praktyce?
Smart office to przede wszystkim idea. Łączy ona w sobie potrzebę zwiększenia wydajności pracowników z potrzebą zmniejszania kosztów biznesu. Inteligentne biura łączą w sobie szereg funkcjonalności, których celem jest zwiększenie komfortu pracy oraz krzewienie kreatywności. A to wszystko opakowane w naprawdę dobry design.
Inteligentne rozwiązania w biurach przyszłości opierają się w dużej mierze na automatyzacji procesów. Technologia wspiera czynności biurowe bez nadmiernej ingerencji człowieka. Pozwala ona wykonywać proste zadania jak regulacja oświetlenia czy ogrzewania. Usprawnia też bardziej skomplikowane procesy jak rezerwacje biurek i sal, a nawet wspomaga reorganizację przestrzeni biurowej, gdy tylko powstaje taka potrzeba.
Jakie korzyści niesie własne inteligentne biuro
Automatyzacja procesów przy wsparciu technologii to przede wszystkim oszczędność czasu. Pracownicy mogą szybciej wykonywać swoje zadania, gdyż część czynności robi za nich to, co w danym biurze jest smart. Praca osób zatrudnionych staje się łatwiejsza i przyjemniejsza.
Ponadto inteligentne biura stanowią odpowiedź na potrzeby organizacji pracy w popandemicznym świecie. Pozwalają łączyć pracę zdalną z pracą stacjonarną. Dużą rolę odgrywają tu wszelkiego rodzaju narzędzia do prowadzenia telekonferencji między pracownikami znajdującymi się w różnych lokalizacjach. Smart office doskonale sprawdzi się w modelu hybrydowym, gdzie wdrożono ideę hot-deskingu. Zauważmy, że technologia smart pomaga integrować zespoły pracujące na odległość.
Projektujemy smart office – o czym pamiętać?
Projektując inteligentne biuro, należy pamiętać szczególnie o dwóch aspektach. Pierwszym z nich jest technologia, która będzie służyć pracownikom oraz gościom firmy. Drugim z kolei jest design, który musi współgrać z wdrożonymi rozwiązaniami technologicznymi. Wizualny projekt biura powinien być przyjemny dla oka, prosty i minimalistyczny. Ponadto dobrze, jeśli przynajmniej część rozwiązań uchodzi za ekologiczne, a przy tym oszczędne. Inteligentne biuro należy zaprojektować tak, aby pomagało w pracy. Wirtualny asystent, będący na usługach pracowników, powinien dbać o to, by przejmować od nich najprostsze zadania. Organizacja pracy oraz spotkań powinna być możliwa za pomocą dedykowanych aplikacji na smartfony. Warto zainwestować w proste i funkcjonalne narzędzia umożliwiające komunikację. Mowa tu nie tylko o prostych czatach, lecz także o rozbudowanej gamie narzędzi wspierającej prowadzenie wieloosobowych spotkań.
Dlaczego smart office potrzebuje inteligentnych mebli
Również biurka, przy których pracownicy spędzają dużą część dnia pracy mogą być przyjazne i pomagać w wykonywaniu zadań. Może okazać się to strzałem w dziesiątkę zwłaszcza w dobie zwiększonego zainteresowania hot-deskingiem. Biurko, które samo dopasowuje się do użytkownika? Wspaniała sprawa! Na uwagę zasługuje również system prostej rezerwacji biurek. Pracownik powinien móc z dowolnego urządzenia zarezerwować dla siebie biurko na określony czas według własnych preferencji. Te mogłyby być zapamiętywane i proponowane użytkownikowi przy kolejnych próbach rezerwacji. Część osób zatrudnionych na różnego rodzaju open space’ach potrzebuje ciszy. Tego wymaga charakter ich pracy. To dobry przykład preferencji użytkownika, którą mógłby brać pod uwagę system rezerwacyjny. W sytuacji, gdy osoba zatrudniona nie może liczyć na specjalny pokój do pracy, korzysta z tzw. Work Spotu, który jest małym akustycznym biurem. Model ten dobrze wpasowuje się w otoczenie biurowe, jest funkcjonalny, a przy tym przyjemny dla oka i, co ważne, niezwykle komfortowy. Prywatność podczas rozmów telefocznicnych zapewnią nasze biurowe budki telefoniczne SPOTY. Świetnym rozwiązaniem są również biurowe kabiny akustyczne przeznaczone dla większej liczby osób, które idealnie sprawdzą się między innymi jako mini sale konferencyjne.
Biuro smart biurem przyszłości
Idea smart office zapewnia pracownikom poczucie komfortu. Przedsiębiorcy mogą dzięki niej mówić o dużych oszczędnościach. Inteligentne biura dostosowują się do przyjętych przez firmę modelów pracy, dlatego też idealnie łączą pracę stacjonarną z pracą z domu czy z jakiegokolwiek innego miejsca. Wspierają również work-life balance, a przy tym stanowią ukłon w stronę satysfakcji oraz zdrowia fizycznego i psychicznego pracowników. Stąd też mówi się o nich jako o biurach zdrowych. Rozwój technologii przynosi wciąż nowe i inspirujące rozwiązania. Wiele wskazuje na to, że wkrótce smart office staną się nie tyle wyborem, co koniecznością dla wielu firm.
Zobacz również:
- Nowoczesne biuro – 7 wskazówek jak je urządzić.
- Open space office – jak maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń?
- Mini sala konferencyjna do biura – co warto wiedzieć?
