Hot Desk – was ist das und warum ist es ideal für jedes größere Büro?

Haben Sie schon einmal von dem Begriff Hot Desk gehört? Es handelt sich um eine Lösung, die in den Büros großer Unternehmen immer häufiger eingesetzt wird. Sie beruht auf der Tatsache, dass kein Mitarbeiter sein eigenes Büro zugewiesen bekommt, so dass er jeden Tag neu entscheidet, wo er seine Aufgaben für den Tag erfüllt. Welchen Zweck erfüllt ein Hot Desk und welche Vorteile bietet die Einführung eines solchen Prinzips in den Büroalltag?

Hot Desk – was ist das?

Die Idee des “Hot Desking” in Büros kam bereits in den 1980er Jahren auf. Dabei handelt es sich um eine Form der Büroorganisation, die auch als “Hot Desk” bezeichnet wird. Es bedeutet, dass die Arbeitsplätze im Büro nicht bestimmten Personen zugewiesen sind. Wie sieht das in der Praxis aus?

1. Wenn ein Mitarbeiter zur Arbeit kommt, wählt er den Schreibtisch aus, an dem er an diesem Tag arbeiten möchte. 
2. Wenn er mit der Arbeit fertig ist, nimmt er alle seine Sachen mit, damit sich am nächsten Morgen jemand anderes an seinen Platz setzen kann.

Im modernen Büro wird diese Lösung immer häufiger angewandt, insbesondere bei großen Büroräumen wie dem Open Space. Wir sind an die traditionelle Aufteilung der Plätze und die Verwaltung dieses Raums nach privaten Vorlieben gewöhnt. Obwohl es für uns schwer vorstellbar ist, dass dieser Mechanismus in der Praxis funktioniert, findet diese Lösung immer mehr Anhänger. Und warum?

Hot Desk – Vorteile

Die Vorteile eines “Hot Desks” sind zweifellos zahlreich, und so ist es nicht verwunderlich, dass diese Art des Raummanagements in großen Büros immer häufiger eingesetzt wird. Was sind die Vorteile eines Hot Desks?

Minimalistischer Raum

Sie wissen sicherlich, wie ein typischer Schreibtisch aussieht. Ein Stapel Papiere, ein Familienfoto und eine große Anzahl oft unnötiger Gegenstände. Bei einem Hot Desk im Büro muss jeder Mitarbeiter alle seine Sachen mitnehmen, damit sie am nächsten Tag von jemand anderem benutzt werden können. So entsteht ein minimalistischer Raum ohne unnötige Gegenstände. In einem solchen Raum fällt es definitiv leichter, sich zu konzentrieren, da unsere Konzentration nicht durch andere Reize wie z. B. visuelle Eindrücke gestört wird. 

Aufräumen und Ordnung halten

Ein regelmäßiger Bestandteil der Hot-Desk-Praxis ist es, den Arbeitsplatz mit den Gegenständen nach jedem Tag zu verlassen. Diese Tätigkeit sorgt für Ordnung auf Ihrem Schreibtisch! Keine unordentlichen Dokumente, Papiere oder schmutzigen Kaffeetassen mehr. Da es keinen zugewiesenen Schreibtisch gibt, mobilisiert Hot Desking die Mitarbeiter dazu, täglich für Ordnung zu sorgen. 

Wahl des Standortes 

Das Interessante am Hot Desking ist, dass wir jeden Tag an einem anderen Ort im Büro arbeiten können, und jeder hat die Wahl. Vielleicht erscheinen einige Orte attraktiver als andere – dann hat jeder die Möglichkeit, sie zu wählen. Das stellt alle Mitarbeiter in ein gleiches Licht, auf gleicher Augenhöhe. Außerdem wird so eine Art tägliche Routine aufgebrochen. Auch wenn eine solche Abwechslung auf den ersten Blick keinen großen Unterschied macht, kann sie sich positiv auf die Konzentration bei der Arbeit auswirken.

Eine Möglichkeit, Geld zu sparen

Über welche Art von Einsparungen sprechen wir? – Um Platz und Geld, um genau zu sein. In großen Unternehmen üben einige Mitarbeiter ihre Tätigkeit aus der Ferne aus, sind hybrid oder verbringen den größten Teil ihrer Zeit auf Geschäftsreisen. Die Anzahl der Schreibtische muss daher nicht unbedingt der Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens entsprechen, da sie in den meisten Fällen einfach verstauben würden. Studien zeigen, dass bis zu 40 % der Schreibtische ungenutzt bleiben. Anstatt Geld für neue Schreibtische auszugeben, lohnt es sich, in einen Pausenraum oder eine Akustikkabine zu investieren, die den Komfort Ihrer Mitarbeiter verbessern können.

Hot Desk – Nachteile

Obwohl der Hot Desk zweifellos viele Vorteile hat, ist er nicht für jeden geeignet. Diese Organisationsform muss gezähmt werden, vor allem, wenn es sich um die ältere Generation von Arbeitnehmern handelt. Es ist nicht einfach, ihren Arbeitsstil so drastisch zu ändern und sie an eine bestimmte Position zu binden. Deshalb sollte man dafür sorgen, dass sie eine Schulung über die Arbeitsweise, die Aufrechterhaltung eines sauberen Schreibtisches und die Ergonomie des Schreibtisches erhalten. Es kann sein, dass sich die Mitarbeiter trotz aller Bemühungen nicht wohl dabei fühlen, täglich den Schreibtisch zu wechseln. Daher sollte man bedenken, dass nicht jede Lösung in jedem Büro funktioniert und dass es keine gute Idee ist, Neuerungen mit Gewalt einzuführen. 

Hot Desks werden für zonierte Büros empfohlen. Es lohnt sich auch, den Raum ergonomisch zu gestalten. In diesem Fall ist es ratsam, sich um die Akustik im Büro zu kümmern. Hierfür empfehlen wir verschiedene Arten von Telefonkabinen oder Akustikkabinen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, auch in einem vollen und lauten Büro bequem zu arbeiten. Vielen Menschen fehlt ein privater Raum. Diese Art von Lösung eignet sich auch nicht für Personen, die auf eine große Anzahl von Dokumenten angewiesen sind. Es ist zum Beispiel schwer vorstellbar, jeden Tag Aktenordner zu tragen. Für Personen, die nur einen Laptop für die Arbeit benötigen, ist diese Lösung jedoch sehr gut geeignet. Außerdem besteht immer die Gefahr von Konflikten – schließlich kann ein ständig besetzter Platz am Fenster für Frustration sorgen. Ist das Hot-Desk-Format für jeden geeignet? – Unserer Meinung nach ist es einen Versuch wert, denn es kann viele positive Veränderungen in einen Büroraum bringen, aber es wird nicht für jeden funktionieren.